Le Verifiche nelle PMI
1. INTRODUZIONE
Si ha la sensazione diffusa che le PMI abbiano notevoli difficoltà
ad adottare sistemi di gestione quali le norme ISO 9001, le
ISO 14001 e l’EMAS, considerati eccessivamente onerosi
dal punto di vista burocratico e fonte di dispendio di tempo.
Il problema non risiede tanto nella comprensione dei requisiti
posti dai summenzionati sistemi, ma nel riuscire a disporre
delle risorse umane ed economiche atte ad applicarli e a mantenerli.
Una particolare difficoltà risiede nella fiducia tradizionalmente
riposta nella documentazione al centro del controllo, considerata
l’unico mezzo per dimostrare l’efficienza di un
sistema di gestione rispetto ai requisiti previsti dagli standard
e dalle normative.
Mantenere siffatti sistemi e controllarne l’applicazione
richiede tempo e spesso non si confà alla prassi lavorativa
delle piccole aziende.
Le piccole imprese sono caratterizzate da canali di comunicazione
immediati, personale polivalente, formazione sul posto di
lavoro e capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.
Il compito del verificatore consiste nell’individuare
i punti di forza e le debolezze al loro interno, e nel condurre
la verifica evitando di imporre gravami superflui su organizzazioni
di dimensioni ridotte.
Gli orientamenti che seguono sono destinati proprio alle piccole
organizzazioni e, per alcuni aspetti, si applicano solo alle
microimprese.
Il verificatore deve accertare l’applicabilità
di questi orientamenti all’organizzazione posta sotto
verifica, in relazione alle risorse di cui la stessa dispone.
2. DOCUMENTAZIONE
Scopo della documentazione in un sistema di gestione è
garantire che l’organizzazione possa operare conformemente
al tipo di gestione desiderata. Per garantire lo svolgimento
di ogni singola operazione secondo quanto prescritto, indipendentemente
da chi le esegue, si possono quindi adottare procedure scritte.
Si ricorre alla documentazione scritta anche per dimostrare
il corretto svolgimento di particolari operazioni o l’esatta
applicazione di procedure, come nel caso dei dati ricavati
dal monitoraggio a riprova dell’ottemperanza alle leggi
vigenti.
Nel corso delle verifiche condotte presso le PMI, i verificatori
devono tener presente quanto segue:
• NON TUTTE LE PROCEDURE NECESSITANO DI DOCUMENTAZIONE
SCRITTA
Nelle piccole organizzazioni si ricorre sovente a procedure
impartite verbalmente e alla formazione sul posto di lavoro.
Compito del verificatore è documentare il funzionamento
della procedura.
• LE PROCEDURE DOVREBBERO ESSERE PROPORZIONATE
Al momento di decidere sull’adeguatezza delle procedure
è necessario tenere presente le dimensioni e la complessità
dell’operazione, la natura degli impatti ambientali associati
all’operazione stessa e la competenza degli operatori
incaricati di svolgerla. Semplici diagrammi, schemi e matrici
possono rappresentare la soluzione più efficace.
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