SISTEMI DI GESTIONE AZIENDALE

La Dichiarazione Ambientale

EMAS è aperto a qualsiasi organizzazione che intenda migliorare la propria efficienza ambientale globale.
I presenti orientamenti sono intesi ad aiutare le organizzazioni a individuare i problemi di cui tenere conto al momento di redigere la dichiarazione ambientale.

Nella stesura del presente documento si è tenuto conto delle esigenze di informazione delle parti interessate e delle modalità con cui le organizzazioni possono soddisfare tali esigenze. L’apertura, la trasparenza e la periodica trasmissione di informazioni in materia ambientale sono elementi chiave che differenziano EMAS da altri sistemi. Tali fattori sono importanti anche per consentire all’organizzazione di ottenere la fiducia delle parti interessate.

Pianificazione
Un’accurata preparazione della dichiarazione ambientale ne accrescerà l’utilità e la capacità di comunicare i risultati e i costanti miglioramenti delle prestazioni ambientali raggiunti dall’organizzazione.
In particolare, la dichiarazione ambientale costituisce l’occasione per trasmettere un’immagine positiva dell’organizzazione a clienti, fornitori, comunità locali, appaltatori e dipendenti.
Le parti interessate necessitano di differenti tipologie di informazione. Tenere conto fin dall’inizio delle loro diverse esigenze è importante ai fini di decidere contenuti, forma e modalità di diffusione della dichiarazione.

Il sistema EMAS è sufficientemente flessibile da consentire alle organizzazioni di destinare informazioni pertinenti a pubblici specifici, garantendo allo stesso tempo che tutte le informazioni siano disponibili a coloro che ne facciano richiesta. Si deve analizzare in che modo l’informazione potrà meglio conseguire il proprio obiettivo: se tramite un’unica relazione o tramite estratti di un corpus di informazioni convalidate.
Le informazioni da utilizzare nella dichiarazione ambientale dovrebbero essere rapidamente disponibili a partire dal sistema di gestione ambientale e, in quanto tali, non dovrebbero essere difficili da reperire.

Anche se il Regolamento EMAS dispone che le informazioni ambientali siano rese disponibili a stampa per coloro che non possono accedervi in altro modo, le organizzazioni sono incoraggiate a impiegare tutti i metodi disponibili per rendere pubblica la dichiarazione ambientale.I documenti in formato elettronico, vale a dire le pagine web, costituiscono uno strumento efficace dal punto di vista economico per rendere disponibili le informazioni a un vasto pubblico e possono essere agevolmente stampati per metterli a disposizione di chi non ha accesso alla consultazione con mezzi elettronici. In tal modo, l’organizzazione può evitare l’onere di produrre grandi quantitativi di pubblicazioni patinate e costose. Il Regolamento EMAS prevede che, per potere dare un quadro generale delle prestazioni ambientali dell’organizzazione, l’informazione deve essere disponibile in una versione consolidata a stampa al momento della prima registrazione da parte dell’organizzazione nel sistema EMAS, e successivamente ogni tre anni. Inoltre, l’organizzazione deve aggiornare su base annua ogni modifica apportata a tali informazioni [salvo in circostanze definite negli orientamenti in materia di verifica,
convalida e frequenza dell’audit di cui all’allegato II della decisione della Commissione 2001/681/CE].

Struttura e contenuto
In quanto documento pubblico, la dichiarazione ambientale deve essere redatta in modo chiaro e conciso. Le dichiarazioni EMAS non devono necessariamente essere documenti lunghi ed elaborati.
Una dichiarazione breve e ben presentata è in grado di trasmettere al lettore tutte le informazioni del caso. Ciò vale soprattutto per le piccole imprese.

Il Regolamento EMAS non prevede una struttura specifica per la dichiarazione ambientale, né l’ordine di presentazione dei vari temi: spetta all’organizzazione determinarli, a patto di soddisfare i requisiti dell’allegato.
Se l’organizzazione redige una dichiarazione ambientale per l’intera impresa ricomprendendovi diverse ubicazioni geografiche, è tenuta a strutturare la propria dichiarazione in modo tale da garantire l’individuazione esatta e la descrizione degli impatti ambientali significativi di ciascun sito.

Chi legge la dichiarazione ambientale potrebbe voler confrontare nel tempo le prestazioni ambientali di un’impresa, al fine di individuarne le principali tendenze. È perciò importante includere nelle dichiarazioni il medesimo tipo di informazioni rispetto agli anni precedenti, e riprendere le affermazioni rese per migliorare la confrontabilità e rendere comprensibili le informazioni.
Una volta ultimata la stesura, sarà opportuno incaricare una persona esterna di rivedere e commentare il documento.